关于印发《华中农业大学继续教育档案管理办法》的通知
发布时间:2016年05月10日     点击次数:

关于印发《华中农业大学继续教育档案管理办法》的通知

 

继教[2016]2号

各学院:

为了保障我校继续教育档案管理工作的质量,结合继续教育工作实践,制定了《华中农业大学继续教育档案管理办法》,现予印发,请各单位遵照执行。

                 华中农业大学继续教育学院

                     2016430

 

华中农业大学继续教育档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范继续教育档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)等相关规定,结合我校继续教育实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指档案包括继续教育综合管理档案、成人高等学历教育学生档案、培训学员档案。

继续教育综合管理档案是学院各项工作活动中具有保存价值的文件材料。

成人高等学历教育学生档案是反映其入学考试、学习过程、学习结果等方面的文件材料,包括入学材料、学籍(考籍)材料、学习材料、毕业材料等。

培训学员档案是学员在学校培训期间的具有保存价值的文件材料,包括培训指南、学员基本信息、考核总结、影像资料等。

第三条 继续教育档案建设与管理应遵循真实性、完整性、安全性、规范性和实时性原则。

第二章 档案类型

第四条 继续教育综合档案是学院办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,包括党、政、人事、工会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与本学院成人教育、自学考试、干部培训业务工作有关的材料。

第五条 成人高等学历教育学生档案包括学生个人档案、学生综合档案和学生集体档案。

1. 学生个人档案包括以下材料:身份证复印件、成人高考考生信息表(或录取名单复印件)、新生入学登记表、前置学历证书复印件、教育部学历证书电子注册备案表(专升本)、成绩登记表、毕业生登记表、学位申请与审批表等。发生学籍异动者(包括转学、转专业、变更层次、变更重要身份信息等)还应包括记载异动情况的相关材料。自考学生个人档案包括课程合格证(考试试卷)、本科毕业资格认定材料、转考和免考材料、成绩单等。

2.学生综合档案包括以下材料:毕业生名册及电子文档(汇总)、成绩登记表、毕业生登记表、学籍异动文件及相关附件(含转学、转专业、变更层次、变更重要身份信息等)、学位申请与审批表、录取名单(按年度汇编成册)、学习成果转换认证记录等。自考学生综合档案材料包括毕业生名册、毕业生登记表等。

3. 学生集体档案包括以下材料:教学计划、学生试卷(答卷/标准答案)、毕业设计(毕业论文/调查报告)、面授考勤记录、学生作业(教学辅导)、原始课程成绩单、录取名单(按年度汇编成册)、学生毕业名册。自考集体档案包括毕业生名册等。

第六条 培训学员档案主要指学员的集体档案,主要包括培训指南、学员基本信息、考核总结材料、影像资料等。

 

第三章 收集、整理、移交、归档

第七条 继续教育综合档案材料收集

由学院办公室在每年年底进行整理、归档、集中管理。

第八条 成人学历教育学生档案材料收集

1.入学材料:身份证复印件、前置学历证书复印件、教育部学历证书电子注册备案表(专升本)、新生入学登记表、考生信息表等材料,由函授站(点)、办学学院在新生报到入学时收集、整理、建档;在入学后1个月内移交到继续教育学院存档;《成人高考录取名单》由各省教育考试院提供,继续教育学院整理后装订成册,一式二份,一份移交学校档案馆,一份由继续教育学院保存。

2.学籍异动材料:学生在籍期间发生的转学、转专业、变更层次、变更重要身份信息等材料,由办学学院根据实际情况及时装档。

3.学习过程材料:教学计划、面授考勤记录、学生作业、教学辅导、学生试卷(答卷/标准答案)、毕业设计(毕业论文/调查报告)、原始课程成绩单等材料由函授站(点)与学院共同收集、整理并适时提交相关单位整理保存。

4.毕业材料:成绩登记表在学生申请毕业时由函授站(点)统一打印盖章;毕业登记表由学生填写(函授站(点)指导),函授站、办学学院、继续教育学院签署相关意见、盖章;学位申请与审批表由申请学位的学生填写,函授站、办学学院、继续教育学院签署相关意见并盖章(成功申请学位者);上述三类材料均一式二份,一份装入学生个人档案,一份装入学生综合档案。学生毕业名册由继续教育学院制作,一式二份,一份移交学校档案馆,一份由继续教育学院保存。

5.自学考试学生个人档案:课程合格证由湖北省教育考试院下发,各办学单位及时装档;本科毕业资格认定、转考和免考等材料由学生提供,经教育考试院审定合格后,由各办学单位及时装档。学生毕业后,课程合格证(或考试试卷)、本科毕业资格认定、转考和免考材料由继续教育学院统一移交至湖北省教育考试院。

第九条 培训学员档案收集

培训学员档案由承办单位整理建档。

第十条  归档单位

1.继续教育综合档案:由继续教育学院存档。

2.学生个人档案:由函授站、助学点、合作单位集中领取并移交至学生所在单位人事部门或人才交流中心等。

3.学生综合档案:继续教育学院统一移交至学校档案馆。

4.学生集体档案:根据档案类型由相关单位存放。

函授站(点):教学计划、试卷(标准答案)、学生作业(教学辅导)等。

办学学院:教学计划、学生试卷(答卷/标准答案)、毕业设计(毕业论文/调查报告)、面授考勤记录、课程原始成绩等。

继续教育学院:教学计划、试卷/标准答案、录取名单(电子档/纸质档)、毕业名册(电子档/纸质档)等。

5.培训学员档案:由承办单位存档。

第十一条 归档时间

每年1月、7月,函授站统一领取毕业学生个人档案。

每年9月,继续教育学院统一向学校档案馆移交学生综合档案(包括录取名册和毕业名册),并办理移交手续。

每年12月,继续教育学院整理继续教育综合档案、培训学员档案。

第十二条 档案装订规格要求

1.继续教育综合档案装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;文件处理单在前,正文在后。去掉金属钉,根据件内文件的厚薄,装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。

2.学生个人档案及综合档案的材料,均用A4纸正反打印或填写,超过2A4纸的,用A3纸,骑缝对折(装订),建议最多不超过1A3纸。档案袋由继续教育学院统一提供,各单位按需领取。档案面单由继续教育学院统一提供电子版,各单位自行打印。

第十三条 保存期限

继续教育综合档案、学生个人档案、学生综合档案、学生集体档案、培训学员档案等永久保存。其中,学生集体档案中的试卷(答卷/标准答案)、毕业设计(毕业论文/调查报告)、教学计划、面授考勤记录、学生作业(教学辅导)等保存到学生毕业后满3年。

第四章 附则

第十四条 各相关办学单位按照档案建设的要求,按质、按时收集、整理、移交档案,保证本单位所保存档案完整、准确、完好。

第十五条 本办法由继续教育学院负责解释。

第十六条 本办法自公布之日起实施,档案建设与管理会随上级政策调整而作相应调整。

 

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